Autónomos y pequeñas empresas · 4 min de lectura
Cómo organizar las facturas de un autónomo sin duplicar trabajo
Un método práctico para ordenar ingresos y gastos, revisar los datos extraídos y compartir información clara con tu gestoría.
Por FactuScan · Actualizado el
Empieza por una rutina sencilla
Reserva un momento cada semana para reunir los documentos nuevos. Separa las facturas de ingresos de las de gastos y conserva los originales en tu propio archivo. El nombre del documento puede combinar fecha, proveedor y número de factura: así resulta más fácil encontrarlo después.
FactuScan guarda los datos extraídos. Los originales que necesitan revisión se conservan temporalmente; al validar se inicia su retirada. La aplicación no sustituye tu obligación de conservar la documentación que corresponda.
Sube las facturas y comprueba lo que requiere atención
En Subir factura elige ingreso o gasto y selecciona tus documentos PDF, JPG o PNG. El OCR extrae datos del documento. Si falta información o hay incoherencias, la factura queda pendiente de revisión.
Comprueba fecha, proveedor, número, moneda, base, impuestos y total. En las facturas que requieren revisión puedes ver el original al lado de los campos. Que un dato se haya extraído automáticamente no significa que sea correcto en todos los casos.
Utiliza conceptos que te ayuden a entender el gasto
Un concepto como mercancía, servicios o suministros permite comparar gastos sin tener que abrir cada documento. FactuScan propone una categoría automáticamente y permite cambiarla o añadir una descripción cuando lo necesites.
El concepto describe la operación; por sí solo no decide si un gasto es deducible. Esa decisión depende de la operación real, tu actividad y los requisitos aplicables.
Revisa el periodo antes de compartir el informe
Selecciona el periodo y el espacio correctos. Las facturas pendientes de revisión se mantienen fuera de los cálculos fiscales: comprueba si queda alguna antes de interpretar el resultado.
Exporta la información disponible en tu plan y comprueba que los conceptos acompañan a las facturas. Entrega a tu gestoría los datos y los originales necesarios para que pueda contrastarlos. Los importes del dashboard son una ayuda de preparación y no equivalen a una declaración presentada.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que guardar mis originales?
Sí. Conserva tus propios originales. FactuScan mantiene los datos extraídos y solo conserva temporalmente los documentos que requieren revisión.
¿El concepto automático obliga a revisar cada factura?
No. Puedes corregirlo cuando lo necesites. La categoría no bloquea por sí sola la validación ni determina la deducibilidad.